Última actualización: enero 2024
ACLARACIONES PARA CUMPLIMENTAR EL CUESTIONARIO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO, INTERNO DE INFORMACIÓN Y PLAN DE MEDIDAS ANTIFRAUDE DE AYUNTAMIENTOS SELECCIONADOS.
OBJETIVO GENERAL DEL CUESTIONARIO.
El ejercicio de las competencias de prevención de fraude previstas en el artículo 5 de la Ley 4/1989 de 2 de mayo, de la Audiencia de Cuentas de Canarias conlleva implícitamente el conocimiento del concreto modelo de sistemas de control interno que son aplicables a cada ente del sector público autonómico.
La finalidad de este cuestionario es pues tener una descripción certera de los procesos de control que han impuesto los responsables de la organización para asegurar el cumplimiento de sus objetivos, con una doble vertiente: fomentar la reflexión sobre los extremos que se preguntan solicitando una valoración del responsable y, por otra parte, señalar las url o incorporar la documentación que sea precisa para facilitar la evaluación de su efectiva situación de control.
La información cuya cumplimentación se requiere se agrupa en 3 bloques, siendo los números I y III obligatorios y requiriéndose la cumplimentación del bloque II únicamente en caso de que se gestionen fondos provenientes del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
- La información del bloque I relativa al sistema de control interno que se solicita se estructura en cinco áreas
- El área control que tiene por objeto recabar la información sobre la política de integridad de la entidad. Este capítulo se refiere al concreto grado de compromiso de la entidad con el marco de políticas éticas y de integridad, a la adopción de códigos éticos, a la difusión del mismo, a la existencia de canales de denuncias, a su seguimiento y a las gestiones de control interno, económico-financiero, política de personal y formación del mismo.
También se hace referencia al marco normativo que tiene la entidad respecto a su autocontrol y el grado de desarrollo de la misma. Se pretende verificar si existen instrumentos normativos escritos o regulaciones y protocolos específicos por materias que reflejan la política de la integridad en la Entidad, así como, si existiendo estos instrumentos, se dan a conocer, si se han establecido canales de denuncia y si se ha previsto el seguimiento de las infracciones.
Igualmente se pretende tener información sobre la adecuación de la estructura organizativa adecuada a la gestión de riesgos, que reaccione ante las actividades incompatibles o que generen conflictos de intereses.
Finalmente, se aborda la política de recursos humanos que refleja también el control indirectamente con un papel esencial en la planificación, en la promoción basada en méritos y comprometida con la estrategia de atraer y promover a profesionales competentes que les da una formación periódica y obligatoria y que exige la evaluación de su rendimiento.
- La segunda parte del cuestionario hace referencia al área de la a administración de riesgos. Se trata en este capítulo de comprobar el grado en el que la entidad ha definido claramente sus objetivos, ha identificado los riesgos que tiene en su actividad (incluidos los de corrupción), los ha cuantificado y ha evaluado el grado de probabilidad de que ocurran, y su afectación al sistema de control interno. Lógicamente esa actividad engloba la realización de mapas de riesgos por áreas, cuestión que también se aborda.
Es importante señalar que la administración de riesgos que se valora en este apartado no hace referencia al cumplimiento del Plan de Medidas Antifraude exigido para aquellas entidades beneficiarias de los fondos europeos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR).
Las entidades beneficiarias de Fondos del PRTR deberán responder a las cuestiones específicas que al efecto se incluyen en la parte final del cuestionario.
- En el tercer capítulo se plantean cuestiones sobre las áreas de control: las acciones, prácticas o procedimientos que ha adoptado la entidad para mitigar los riesgos de gestión y de corrupción Se parte de la existencia de controles que realiza la entidad ya sea en general o para aquellas actividades en las que haya detectado mayor susceptibilidad, ya sea por sí misma o por la experiencia de otras entidades y de las medidas que adopta en caso de detectar desviaciones. La actividad de control de riesgos conlleva siempre una separación de funciones entre el personal que realiza los controles y el que gestiona y que además concilia específicamente determinadas operaciones. Un control sin contar con sistemas informáticos es hoy impensable, por ello se realizan cuestiones también respecto a la seguridad del sistema informático de la entidad como un sistema fiable de apoyo para conseguir sus objetivos.
- En la cuarta parte del cuestionario se hace referencia al área de la gestión de la información y comunicación. En concreto, la gestión que realiza la entidad de la información que obtiene de su sistema de control interno tanto en el ámbito presupuestario o de transparencia como en el grado de cumplimiento de sus objetivos y sus políticas de integridad. Por otro lado, comprende tanto la comunicación de la información interna relevante para la gestión como canales de comunicación externa tanto para denunciar deficiencias como para publicitar las normas éticas que rigen la entidad.
- La quinta parte se destina a las cuestiones del área de verificación de la supervisión del sistema de control interno. Una vez establecida y verificada la existencia de controles internos es crucial el mantenimiento y verificación de su adecuado funcionamiento mediante la implementación de sistemas de supervisión tanto a nivel interno como externo.
- El bloque II concierne a las entidades que declaren ser beneficiarias de los fondos europeos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR) deberán responder a las cuestiones específicas que al efecto se incluyen en la parte final del cuestionario y que se refieren a los mecanismos para la prevención, detección y corrección del fraude, la corrupción y los conflictos de intereses, referidos en el artículo 6 de la Orden HFP 1030/2021, de 29 de septiembre, por la que se configura el sistema de gestión del PRTR.
El contenido de este apartado se ha planteado no sólo para evaluar la situación de la entidad sino también como referencia para la definición del sistema de gestión del riesgo de fraude que se requiere en la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
- Finalmente el bloque III se refiere a la implementación de los sistemas internos de prevención previstos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. La implantación de este tipo de sistemas ha devenido obligatoria para las entidades locales en diferentes fechas de 2023, según el número de habitantes de los municipios.
ASPECTOS FORMALES DEL CUESTIONARIO.
Le damos la bienvenida al cuestionario de control interno de la Administración Pública en la Comunidad Autónoma de Canarias.
Advertencias previas:
Previamente se solicitan datos básicos de la persona responsable del cumplimiento del cuestionario a la que se le asignará un enlace para la recuperación en caso de que se complete en varias sesiones.
Se puede cumplimentar en una sola sesión o en momentos diferentes dado que el sistema guarda las respuestas, haciendo clic/pulsando en el botón de la esquina superior derecha «Guardar y continuar».
Al finalizar el cuestionario se solicitará revisar que ha sido completamente cumplimentado para proceder a su validación. Al finalizar la cumplimentación, asegúrese de enviarlo, procediendo pulsar en “enviar”.
Para su cumplimentación, es importante seguir estos pasos:
- Apunte aquellas preguntas para cuya respuesta no tiene inmediatamente la información y piense en las fuentes o personas que sí pueden disponer de ella en el correspondiente Área o Departamento.
- Recopile la información buscando en las fuentes identificadas o reúnase con su equipo para responder conjuntamente aquellas preguntas marcadas.
- Una vez que se haya asegurado de que dispone de toda la información sobre la que se pregunta, cumplimente el cuestionario pinchando en el botón «siguiente» que aparece al final de la página.
- Sólo podrá enviarse un cuestionario por entidad, por lo que la información debe centralizarse en una única persona.
Tenga en cuenta además las siguientes consideraciones:
- Para que la herramienta sea eficaz, es fundamental que se adopte la perspectiva de «lo que es» y se evite responder según lo que cree que «debería ser».
- Recomendamos tener siempre presente que esto no es una evaluación sino un diagnóstico que pretende fotografiar la situación actual para explorar vías de transformación y mejora en el futuro.
- En este sentido, es importante que las respuestas no obedezcan a la opinión personal de quien o quienes cumplimentan el cuestionario sino a una visión lo más consensuada y fiel posible de la realidad de la Entidad.
En algunas cuestiones se solicita aportación de documentación o enlaces con URLs de la entidad, para ello tenga en cuenta lo siguiente:
Los archivos se incorporarán en formato PDF y no podrán tener un tamaño superior a 50 Mb de memoria. Las URL incluidas deben dar acceso directo a la información solicitada, no son válidas las páginas web generales de la entidad (página de presentación, página general del portal de transparencia de la entidad, sede electrónica, etc.)
Antes de enviar definitivamente el cuestionario cumplimentado se le generará un borrador con las respuestas que se han consignado para que pueda comprobar de nuevo su contenido pudiendo ser descargado en formato pdf.
El plazo para su entrega finaliza el 22 de febrero de 2024.
En caso de dudas, puede acceder a la información general sobre los objetivos del cuestionario, las preguntas frecuentes, así como los datos de contacto del departamento responsable a través de la página web de la Audiencia de Cuentas en el apartado de “rendición/gabinete de la presidencia/remisión del formulario de control interno”.
Quedamos a su disposición para cualquier duda, aclaración o información que deseen dirigirnos a nuestro correo electrónico o contactando en el teléfono de la Audiencia de Cuentas de Canarias (Servicio de Prevención de la Corrupción) .
Le agradecemos de antemano su colaboración.
El enlace al cuestionario se realiza en la siguiente dirección:
PREGUNTAS FRECUENTES
OBJETIVO DEL CUESTIONARIO:
Sistema de control interno:
- ¿Para qué sirve el cuestionario?
Es una relación de preguntas que sirven para constatar el nivel de control interno de la entidad, su compromiso efectivo y público con los valores de integridad, política ética y códigos de conducta y su real implantación en los ámbitos de su actuación administrativa.
Se trata además de establecer un entorno de reflexión en la entidad, que propicie la revisión del sistema de control que tiene establecido y que ayude a detectar cuáles son los riesgos que no tiene cubiertos y que actúe en consecuencia.
- ¿Qué se busca con el bloque del entorno de control?
Se trata de tener información acerca del compromiso efectivo de la entidad con la integridad y con su explicitación a través de códigos éticos que informen toda la organización lo que, a efectos prácticos implica tener unidades de control en general, planificación de actividades, gestión de personal y estructuras orgánicas claras y con distribución de cometidos y rendición de cuentas.
- ¿Qué es la política de ética de una entidad?
La política de ética son las disposiciones que implantan los valores y principios éticos que guían la actuación de la entidad.
- ¿Qué son los códigos de conducta o códigos éticos?
Son las disposiciones que establecen valores, principios y conductas de observancia obligatoria para el personal de la entidad y para los terceros relacionados con ella.
- ¿A qué se refieren los órganos de apoyo y supervisión de control interno?
Se trata de constatar si los órganos de gobierno asumen la supervisión del sistema de control interno y la independencia de sus órganos de supervisión.
- ¿Para qué sirven las preguntas sobre estructura organizativa?
Una estructura organizativa que sea clara, eficaz y eficiente, que segregue funciones y esté sujeta a supervisión es una estructura que presenta menos riesgos de corrupción. Con este bloque de cuestiones se especifica el grado de madurez de la organización en este sentido.
- ¿Por qué es importante el organigrama para el control interno?
Con el organigrama objetivamos no sólo la organización interna sino las responsabilidades de cada órgano. Un organigrama claro en ese sentido y que además tenga delegadas las funciones para conseguir los objetivos es un claro punto de apoyo en la prevención de la corrupción.
- ¿Qué son los conflictos de intereses?
Es cualquier situación en la que el interés particular de un servidor público podría interferir, o parecer que interfiere, en el ejercicio adecuado de su juicio profesional en nombre de otra persona que legítimamente confía en él. Constituye un riesgo de corrupción y por ello se exige en algunas normas (contratación pública p.e.) una declaración de su ausencia en los procedimientos administrativos.
- ¿Para qué sirve un sistema de análisis de riesgos?
La función básica de estos sistemas es la prevención. Se trata del resultado de analizar los procesos de gestión y valorar dónde se pueden producir riesgos de cometer irregularidades. Tiene que partir de un previo proceso de planificación de la actividad administrativa.
- ¿Qué es la corrupción?
Es el abuso de poder para obtener un beneficio personal directo o indirecto. Este beneficio podrá ser de cualquier tipo y no necesita que esté directamente vinculado con la operación. Puede ser incluso actual o futuro. Algunas conductas corruptas están tipificadas como delitos en el Código Penal otras constituyen irregularidades administrativas y otras cumplen con la legalidad aparente, pero son éticamente cuestionables.
- ¿Qué se consideran los objetivos estratégicos y operativos?
Los objetivos estratégicos se definen para precisar qué se debe realizar para cumplir la misión y para conseguir la visión de la entidad. Corresponden a una meta general normalmente a medio plazo. Los objetivos operativos por el contrario son aplicables a menor tiempo (normalmente anuales) y a un menor número de unidades. Todos ellos deben ser objetivos, medibles y tener un cronograma de actuación y estar relacionados entre ellos. Tanto unos como otros deben además estar inmersos en un procedimiento de planificación.
- ¿Qué es la administración de riesgos?
Es la manera en la que la entidad afronta los riesgos que siempre existen en sus actividades. Pueden ser de gestión en general o en concreto de corrupción. Se basa en la clasificación de los riesgos según la probabilidad de que ocurran y genera controles a lo largo del procedimiento para detectar su incidencia. El sistema de administración de riesgos por ello cambia constantemente según la situación de la entidad, pero siempre tiene lugar la existencia de un riesgo mínimo que no pone en peligro la consecución de objetivos de la entidad.
Entidades que gestionan PRTR
- Sólo ha de cumplimentarse si la entidad es beneficiaria de fondos europeos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR).
Deberá rellenar el cuestionario en su totalidad además de aportar el Plan Antifraude. Tenga en cuenta que el propio cuestionario le va a servir como guía de revisión de su sistema de gestión del riesgo de fraude a efectos del PRTR, confirmando que el mismo contempla todos los contenidos exigidos por la normativa.
Sistema Interno de Información
- La entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción determina la obligación de implantar un sistema interno de información en todas las entidades públicas. Con este apartado se verifica su existencia y adaptación a los requisitos impuestos en la ley.
ASPECTOS FORMALES:
- ¿Hay que cumplimentar el cuestionario en una sola sesión?
Es posible cumplimentarlo en una sola sesión o en momentos diferentes porque el sistema guarda las respuestas, para lo cual es necesario que pinche en el botón de la esquina superior derecha «Guardar y continuar».
- ¿El cuestionario lo cumplimenta una sola persona?
La entidad tiene que asignar un responsable que coordinará la cumplimentación del cuestionario y a la que, una vez se haya identificado, el aplicativo le asignará el enlace para entrar en el mismo a partir de la primera sesión.
El responsable podrá dar acceso a otras personas a través del enlace asignado para que cumplimente los apartados que le correspondan, pero será la persona responsable asignada por la entidad la encargada de supervisar y finalizar la entrega del cuestionario.
- ¿Hay que cumplimentar todo el cuestionario o, en caso de no contar con la información, se puede enviar con alguna cuestión sin resolver?
Hay que cumplimentar el cuestionario con el fin de que se pueda validar como realizado dentro de nuestros procedimientos de análisis. Cuando no tenga la información indíquelo así como la causa, si se puede en la misma cuestión, si no, en el apartado de observaciones.
- ¿Hay algún límite en la aportación de documentación?
En aquellas preguntas en las que se solicite la aportación de documentación, los archivos se incorporarán en formato PDF y no podrán tener más de 50 Mb de Memoria y sólo se podrá incorporar uno por pregunta por lo que en caso de que tenga la información dividida en varios archivos deberá proceder a unificarlos.
- ¿A qué se refiere con los enlaces que se solicitan en algunas preguntas?
Las URL incluidas deben dar acceso directo a la información solicitada, no son válidas las páginas web generales de la entidad (página de presentación, página general del Portal de Transparencia de la entidad, página general de la sede electrónica, etc.)
